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Mail Archiving Expert 電子郵件歸檔管理

企業在面對電子郵件管理時,最棘手的問題不外乎是該如何管理經年累月不斷成長的電子郵件數據,能在符合法規的條件下長期保存,也能在需要舉證時,快速搜尋找到關鍵的電子郵件。

Mail Archiving Expert 電子郵件歸檔管理除了能夠解決即時郵件歸檔,防止使用者誤刪郵件外,也提供完整的郵件生命周期管理,可依年份將郵件自動搬移至不同的儲存媒介,也可依部門別保留不同年限的郵件。提供彈性的調閱權限管理,搭配查詢結果指定給其它管理人員做再次查詢的調閱流程,精確定位出需調查的信件,避免授權過度而看到不應被調閱的信件內容。

導入架構圖

Journal Mode:建議自行架設電子郵件主機企業導入

Journal Mode - 建議自行架設電子郵件主機企業導入

 

郵件歸檔示意圖

彈性分權管理

分權角色設定超自由,可多樣性的依組織復雜的架構,設定出多種角色管理的排列組合不管是跨部門、跨區域或階層式的管理結構,均可輕松建構。

Mail Archiving Expert電子郵件歸檔,彈性分權管理

多元調閱機制

不論歸檔資料存儲位置,均可以做條件式的過濾,從茫茫信海中調閱出需要的信件不會因為保存越久,要調閱的信件就淹沒在龐大的數據里。

Mail Archiving Expert電子郵件歸檔,多元調閱機制

郵件生命周期

可做遠端儲存資源管理,可依年、月、日自動做歸檔目錄切割,或者是依保存時間自動做歸檔空間搬移,并且可依不同部門做不同保存期限的設定。

Mail Archiving Expert電子郵件歸檔,郵件生命周期

產品特色

無縫整合使用者郵件查詢與調閱習慣

  • 通過 Outlook 插件,可于 Outlook環境直接查詢調閱已歸檔郵件、導出獨立的 PST 文件
  • 提供 OWA 插件 (Outlook Web Access),可通過瀏覽器直接存取查詢已歸檔的郵件,降低操作門坎
  • MyMailGo 手持裝置專屬查詢接口,簡化的查詢步驟與調閱信息,彈指之間輕松操作

電子郵件挖掘輕易找出關聯郵件行為

  • 全文檢索空間僅需原信件容量約 10%,儲存空間與搜尋速度的最佳平衡
  • 多名稽核人員可同時針對同一案件進行稽核,協同調查記錄稽核過程
  • 針對異常行為的搜尋結果,可再次設條件搜尋,精準定位可疑郵件內容

符合樹狀組織的稽核流程

  • 提供樹狀群組與成員組織結構,搭配分權管理賬號結構,彈性符合各類審核流程
  • MyMail 個性化界面,并可搭配 Outlook 插件,結合使用者原有的操作習慣
  • 已歸檔信件可復原為 PST/NSF 存檔格式,便于匯入稽核人員讀信軟件

符合法規的郵件稽核與歸檔

  • 8 種常用可計次的個資特征,符合網絡安全法受保護的機敏資料
  • 異常行為一鍵查詢,結合在職/離職員工調閱流程,讓制度建立與執行運作更密切
  • 郵件生命周期管理,自動保存符合各項法規要求需保留 3 至 7 年不等的規范

功能列表

事后舉證
郵件檢索及查詢 記錄公司所有收發的電子郵件,并提供條件查詢、分類查詢以及全文檢索查詢等功能,查詢關鍵字提供精準、模糊可混合使用的輸入方式。查詢結果將提供詳細郵件記錄列表、統計模式報表以及統計圖表
個資特征套版 提供 4 種預設特征套版,并且提供自訂特征套版功能,可將符合網絡安全法保護的資料,分別計算次數,重新組合使用。設定后的套版,可應用在稽核管理及郵件查詢
稽核管理 可遵循法規或管理政策進行 Email 內容稽核的監控設定,可調整設定條件或優先順序,利于企業管理政策的實施與調整效率。也提供條件匯出、匯入,協助企業快速復制到其他分支機構,針對符合條件的郵件可立即通知稽核人員進行稽核
二次查詢 提供管理者限制查詢范圍后,再指定給其他管理者,達到查詢結果中再次查詢的電子郵件挖掘
歸檔還原
郵件歸檔 除提供郵件索引、郵件本體(含附件)、系統設定檔以及資料庫檔案每日備份功能,并提供郵件歸檔政策,支援完整在線、近線以及離線郵件調閱機制。提供郵件生命周期管理機制設定以及郵件保存期限以符合法規遵循,有效提高儲存空間使用效率,降低投資成本
郵件轉置 提供 3 種轉置來源(EML、PST、Exchange 封存信箱)的轉置精靈設定流程,并且可以隨時掌握轉置進度,調整轉置檔案的順序,每日寄出成功率、重復率的統計通知信
Journal 模式 支援 Exchange、Notes、Postfix、MDaemon、Sendmail、MAILD 雷電、Zimbra 等郵件主機的 MailCopy(日志)功能,記錄歸檔郵件本體內容(含附件)
樹狀組織管理
賬號管理 可依管理政策提供主管賬號并給予部分權限,進行其所管理群組的信件管理??梢詮椥缘囊榔髽I組織架構做跨部門賬號權限的賦予或者是建立最高管理者角色而封存系統預設最高賬號,能依群組內成員的管理需要,進行個性化功能開關的權限設定
標準 LDAP 賬號整合 可整合標準 LDAP 服務器,自動同步 Email 群組賬號資料以及分權管理者賬號,并支援 AD 階層式群組架構,以進行分群管理的效益
個性化郵件管理
郵件復原 使用者若發生郵件資料毀損,可通過分類查詢或 MyMail 個性化安全郵件服務,能將郵件記錄及內容進行復原寄送
MyMail 個性化郵件 使用者登入個人的管理界面,可使用個人郵件箱、分類郵件箱等功能,符合個人的使用認知。并且提供將查詢到的信件,可以直接再附加文字后,回復或轉寄給其他收件人。另外提供 Outlook2010、2013、2016的安裝插件,結合使用者原有的 Outlook 查詢習慣,也可以釋放個人端儲存郵件的硬盤空間。搭配管理賬號權限,可進行跨信箱搜尋,隨時以一致的方式查詢

選購模塊

選購功能

說明

Multi-way 模塊 包含分流備援、異地備援、分布式系統分工及運作服務
雙賬號認證模塊 提供情境式劇本選擇,輕松導入郵件調閱的雙簽認證機制
異常行為調查模塊 提供一鍵查詢特定人員的郵件異常行為記錄,也可定期統計異常行為超過警戒值的人員清單,有效結合顧問服務制度,建立起定期的離職、在職員工的查核辦法
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